หลายคนคงเคยเจอหรือเคยได้ยินเรื่องราวสุดช็อก คอมพิวเตอร์ที่เก็บไฟล์งานสำคัญทั้งหมดจู่ๆ ก็เปิดไม่ติด ฮาร์ดดิสก์พังกะทันหัน หรือร้ายแรงกว่านั้นคือโดนไวรัสเรียกค่าไถ่จนไฟล์งานทั้งหมดถูกล็อกใช้งานไม่ได้ ข้อมูลบัญชี เอกสารสัญญา ไฟล์ลูกค้าที่สะสมมาหลายปีหายไปในพริบตา บางองค์กรถึงขั้นต้องปิดกิจการเพราะกู้ข้อมูลกลับมาไม่ได้ ความเสี่ยงเหล่านี้เกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจที่ยังเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวโดยไม่มีระบบสำรองที่ดีพอ บทความนี้จะพาไปเปรียบเทียบสองทางเลือกหลักในการแก้ปัญหานี้ คือการใช้บริการ Cloud กับการลงทุนระบบ NAS เพื่อช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าแบบไหนเหมาะกับองค์กรของคุณมากที่สุด
ความเสี่ยงของการเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว
ฮาร์ดแวร์เสียหายโดยไม่มีสัญญาณเตือนล่วงหน้า
ฮาร์ดดิสก์เป็นอุปกรณ์ที่มีชิ้นส่วนกลไกเคลื่อนไหวภายใน ทำให้มีโอกาสเสียหายได้ตลอดเวลาแม้จะดูแลรักษาดีแค่ไหนก็ตาม บางครั้งอาการเสียก็เกิดขึ้นกะทันหันโดยไม่มีสัญญาณเตือนล่วงหน้าให้สำรองข้อมูลทัน โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานต่อเนื่องมาหลายปีซึ่งมีความเสี่ยงสูงกว่าเครื่องใหม่อย่างชัดเจน
ไวรัสเรียกค่าไถ่และภัยคุกคามทางไซเบอร์
ปัจจุบันการโจมตีด้วยมัลแวร์เรียกค่าไถ่ (Ransomware) เป็นภัยคุกคามที่พบบ่อยขึ้นเรื่อยๆ ในองค์กรทุกขนาด หากคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลสำคัญติดไวรัสประเภทนี้ ไฟล์ทั้งหมดอาจถูกเข้ารหัสจนไม่สามารถเปิดใช้งานได้ และหากไม่มีข้อมูลสำรองแยกต่างหาก ก็อาจต้องยอมจ่ายค่าไถ่หรือสูญเสียข้อมูลทั้งหมดไปอย่างถาวร
อุบัติเหตุและภัยธรรมชาติที่ควบคุมไม่ได้
ไฟไหม้ น้ำท่วม ไฟกระชาก หรือแม้แต่การโจรกรรมที่ขโมยอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ออกจากสำนักงาน ล้วนเป็นเหตุการณ์ที่ไม่มีใครคาดคิดแต่สามารถเกิดขึ้นได้จริง หากข้อมูลทั้งหมดอยู่ในเครื่องเดียวโดยไม่มีสำเนาสำรองไว้ที่อื่น ความเสียหายที่เกิดขึ้นอาจทำให้ธุรกิจต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ศูนย์
ความผิดพลาดจากมนุษย์ที่เกิดขึ้นได้เสมอ
การลบไฟล์ผิดโดยไม่ตั้งใจ การเขียนทับไฟล์เดิมโดยไม่รู้ตัว หรือพนักงานลาออกไปพร้อมกับความรู้เกี่ยวกับตำแหน่งที่เก็บไฟล์สำคัญ ล้วนเป็นความเสี่ยงที่มาจากมนุษย์ซึ่งเกิดขึ้นได้บ่อยกว่าที่คิด โดยเฉพาะในองค์กรที่ไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่เป็นมาตรฐานชัดเจน
ทำความเข้าใจทางเลือกที่ 1 บริการ Cloud
หลักการทำงานของระบบ Cloud
บริการ Cloud อย่าง Google Drive, Microsoft OneDrive หรือ Dropbox ทำงานโดยส่งข้อมูลของผู้ใช้งานไปจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการที่ตั้งอยู่ในศูนย์ข้อมูลขนาดใหญ่ ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ผ่านอุปกรณ์หลากหลายชนิดโดยไม่ต้องพึ่งพาฮาร์ดแวร์เฉพาะใดๆ ในฝั่งองค์กรเอง
ข้อดีของการใช้บริการ Cloud
การใช้งาน Cloud มีข้อดีเรื่องความสะดวกในการเริ่มต้นใช้งาน ไม่ต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์ล่วงหน้า สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ผู้ให้บริการรายใหญ่มักมีระบบสำรองข้อมูลและมาตรการความปลอดภัยระดับสูงที่องค์กรขนาดเล็กไม่สามารถลงทุนเองได้ รวมถึงไม่ต้องกังวลเรื่องการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์หรืออัปเดตระบบด้วยตัวเอง
ข้อจำกัดของการใช้บริการ Cloud
อย่างไรก็ตาม การใช้ Cloud ก็มีข้อจำกัดที่ควรพิจารณา ค่าใช้จ่ายมักคิดเป็นรายเดือนหรือรายปีตามปริมาณพื้นที่จัดเก็บที่ใช้งาน ซึ่งเมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ค่าใช้จ่ายสะสมในระยะยาวอาจสูงกว่าที่คาดไว้มาก นอกจากนี้ความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลจำนวนมากยังขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ตขององค์กรเป็นหลัก หากอินเทอร์เน็ตมีปัญหาก็อาจเข้าถึงข้อมูลไม่ได้ชั่วคราว และที่สำคัญคือข้อมูลขององค์กรจะถูกฝากไว้กับบุคคลที่สาม ซึ่งบางองค์กรที่มีข้อมูลละเอียดอ่อนอาจกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและการควบคุมข้อมูลของตัวเอง
ทำความเข้าใจทางเลือกที่ 2 ระบบ NAS
หลักการทำงานของระบบ NAS
NAS หรือ Network Attached Storage เป็นอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ติดตั้งไว้ภายในสำนักงานและเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายภายในองค์กร ทำหน้าที่เสมือนเป็นเซิร์ฟเวอร์เก็บไฟล์ส่วนตัวที่องค์กรเป็นเจ้าของและควบคุมเองทั้งหมด พนักงานในองค์กรสามารถเข้าถึงและแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายภายในได้โดยไม่ต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ตภายนอกเสมอไป
ข้อดีของการใช้ระบบ NAS
จุดเด่นสำคัญของ NAS คือการที่องค์กรเป็นเจ้าของข้อมูลและควบคุมความปลอดภัยได้เองทั้งหมด ไม่ต้องกังวลเรื่องนโยบายการเก็บข้อมูลของบุคคลที่สามหรือความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการให้บริการ เมื่อลงทุนซื้ออุปกรณ์ครั้งแรกแล้ว ค่าใช้จ่ายในการใช้งานระยะยาวมักต่ำกว่าการจ่ายค่าบริการ Cloud รายเดือนอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะองค์กรที่มีปริมาณข้อมูลมากและต้องการพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ นอกจากนี้ความเร็วในการเข้าถึงไฟล์ผ่านเครือข่ายภายในมักเร็วกว่าการดึงข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตจาก Cloud อย่างชัดเจน และยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แม้อินเทอร์เน็ตภายนอกมีปัญหา ตราบใดที่ยังอยู่ในเครือข่ายภายในองค์กร
ข้อจำกัดของการใช้ระบบ NAS
การลงทุน NAS ต้องใช้เงินลงทุนเริ่มต้นก้อนหนึ่งสำหรับตัวอุปกรณ์และฮาร์ดดิสก์ ซึ่งอาจเป็นภาระสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มต้น นอกจากนี้ยังต้องมีความรู้พื้นฐานด้านไอทีในการติดตั้งและดูแลรักษาระบบ หรือต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญในการวางระบบให้ หากต้องการเข้าถึงข้อมูลจากภายนอกสำนักงาน จำเป็นต้องตั้งค่าระบบความปลอดภัยเพิ่มเติมอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และความรับผิดชอบเรื่องการสำรองข้อมูลป้องกันฮาร์ดแวร์เสียหายก็ตกอยู่ที่องค์กรเองทั้งหมด
เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายระหว่าง Cloud กับ NAS ในระยะยาว
เมื่อพิจารณาเฉพาะด้านค่าใช้จ่าย บริการ Cloud มักมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นต่ำมากหรือแทบไม่มีเลยในช่วงแรก แต่ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นตามปริมาณข้อมูลและต่อเนื่องไปตลอดอายุการใช้งาน ในขณะที่ NAS ต้องใช้เงินลงทุนก้อนใหญ่ในช่วงแรก แต่หลังจากนั้นค่าใช้จ่ายจะจำกัดอยู่เพียงค่าไฟฟ้าและค่าบำรุงรักษาเป็นครั้งคราวเท่านั้น
สำหรับองค์กรที่มีปริมาณข้อมูลไม่มากและไม่ได้เพิ่มขึ้นรวดเร็ว การใช้ Cloud อาจคุ้มค่ากว่าในระยะสั้น แต่สำหรับองค์กรที่มีข้อมูลจำนวนมากและเติบโตต่อเนื่อง การคำนวณค่าใช้จ่ายสะสมในระยะเวลา 3-5 ปีมักพบว่าการลงทุน NAS ให้ความคุ้มค่ากว่าอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อนับรวมความสามารถในการขยายพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมได้ด้วยการเพิ่มฮาร์ดดิสก์ โดยไม่ต้องจ่ายค่าบริการเพิ่มขึ้นทุกเดือนเหมือนระบบ Cloud
ความเป็นส่วนตัวและการควบคุมข้อมูล ปัจจัยที่หลายองค์กรมองข้าม
นอกจากเรื่องค่าใช้จ่ายแล้ว ประเด็นความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา เมื่อใช้บริการ Cloud ข้อมูลขององค์กรจะถูกจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการซึ่งอาจตั้งอยู่ในต่างประเทศ และอยู่ภายใต้นโยบายความเป็นส่วนตัวที่ผู้ให้บริการกำหนด สำหรับองค์กรที่จัดการข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลลูกค้า สัญญาทางธุรกิจ หรือข้อมูลทางการเงิน การฝากข้อมูลไว้กับบุคคลที่สามอาจมีความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ในทางกลับกัน การใช้ NAS ทำให้องค์กรควบคุมข้อมูลทั้งหมดได้เองอย่างเต็มที่ ข้อมูลไม่ต้องเดินทางออกจากเครือข่ายภายในองค์กรเลยหากไม่ได้ตั้งค่าให้เข้าถึงจากภายนอก ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงด้านการรั่วไหลของข้อมูลและทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวที่องค์กรต้องรับผิดชอบโดยตรง
แนวทางที่หลายองค์กรเลือกใช้คือผสมผสานทั้งสองระบบ
ในทางปฏิบัติ หลายองค์กรไม่ได้เลือกใช้เพียงระบบเดียว แต่เลือกผสมผสานทั้ง Cloud และ NAS เข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ประโยชน์จากทั้งสองฝั่ง เช่น ใช้ NAS เป็นที่เก็บข้อมูลหลักภายในองค์กรสำหรับไฟล์ที่ใช้งานประจำวันและต้องการความเร็วในการเข้าถึงสูง พร้อมกับตั้งค่าให้สำรองข้อมูลสำคัญบางส่วนขึ้น Cloud เพิ่มเติมเพื่อเป็นชั้นป้องกันสำรอง หากเกิดเหตุไม่คาดฝันกับอุปกรณ์ NAS ภายในสำนักงาน เช่น ไฟไหม้หรือการโจรกรรม ก็ยังมีสำเนาข้อมูลสำรองอยู่ภายนอกที่กู้คืนกลับมาได้ แนวทางนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากทั้งสองด้านไปพร้อมกัน แม้จะมีความซับซ้อนในการจัดการมากกว่าการใช้ระบบเดียวก็ตาม
วิธีเลือกระบบที่เหมาะกับองค์กรของคุณ
การตัดสินใจเลือกระหว่าง Cloud กับ NAS ควรพิจารณาจากหลายปัจจัยประกอบกัน เริ่มจากปริมาณข้อมูลที่องค์กรมีและอัตราการเติบโตของข้อมูลในอนาคต งบประมาณที่สามารถลงทุนได้ทั้งแบบครั้งเดียวและแบบรายเดือน ความสำคัญของความเป็นส่วนตัวและการควบคุมข้อมูลตามลักษณะธุรกิจ รวมถึงความพร้อมด้านบุคลากรไอทีภายในองค์กรที่จะดูแลระบบ
สำหรับองค์กรที่มีข้อมูลจำนวนมาก ต้องการควบคุมความเป็นส่วนตัวอย่างเต็มที่ และมองหาความคุ้มค่าในระยะยาว การลงทุนระบบ NAS มักเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ได้ดีกว่า DD.IT.COM มีบริการให้คำปรึกษาและดูแลรักษาระบบ IT องค์กรที่ช่วยวางระบบเครือข่ายจัดเก็บข้อมูลให้เหมาะกับขนาดและลักษณะการใช้งานของแต่ละธุรกิจ สำหรับใครที่สนใจเริ่มต้นวางระบบจัดเก็บข้อมูลภายในองค์กรด้วยตัวเอง สามารถดูอุปกรณ์ NAS Storage และฮาร์ดดิสก์สำหรับ NASที่มีให้เลือกหลายระดับความจุและประสิทธิภาพ เพื่อเปรียบเทียบรุ่นที่เหมาะกับปริมาณข้อมูลและงบประมาณขององค์กรก่อนตัดสินใจ
สรุป
การเก็บข้อมูลสำคัญขององค์กรไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวมีความเสี่ยงสูงที่ไม่ควรมองข้าม ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์เสียหาย ไวรัสเรียกค่าไถ่ อุบัติเหตุ หรือความผิดพลาดจากมนุษย์ ทั้งบริการ Cloud และระบบ NAS ต่างมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน Cloud เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความสะดวกเริ่มต้นใช้งานง่ายและมีข้อมูลไม่มากนัก ในขณะที่ NAS เหมาะกับองค์กรที่มีข้อมูลจำนวนมาก ต้องการควบคุมความเป็นส่วนตัว และมองหาความคุ้มค่าในระยะยาว การเลือกระบบที่เหมาะสม หรือแม้แต่การผสมผสานทั้งสองระบบเข้าด้วยกัน จะช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรและลดความเสี่ยงที่อาจกระทบต่อการดำเนินธุรกิจในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Q: องค์กรขนาดเล็กที่มีงบจำกัด ควรเริ่มต้นจากระบบไหนก่อน?
A: หากงบประมาณจำกัดมากและข้อมูลยังไม่มาก การเริ่มต้นด้วยบริการ Cloud ฟรีหรือราคาประหยัดอาจเหมาะสมกว่าในช่วงแรก แต่ควรวางแผนไว้ว่าเมื่อธุรกิจเติบโตและข้อมูลเพิ่มขึ้น การลงทุน NAS จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้มากกว่า
Q: NAS ปลอดภัยจากไวรัสเรียกค่าไถ่มากกว่า Cloud จริงหรือไม่?
A: ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความปลอดภัยของแต่ละระบบครับ NAS ที่ตั้งค่าไม่ดีหรือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตโดยไม่มีการป้องกันที่เหมาะสมก็มีความเสี่ยงเช่นกัน ในขณะที่ Cloud รายใหญ่มักมีระบบป้องกันและสำรองข้อมูลหลายชั้น สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบสำรองข้อมูลแยกต่างหากเสมอ ไม่ว่าจะเลือกใช้ระบบใดก็ตาม
Q: ถ้าใช้ NAS แล้ว ยังจำเป็นต้องสำรองข้อมูลเพิ่มเติมอีกหรือไม่?
A: จำเป็นครับ แม้ NAS จะมีระบบป้องกันข้อมูลสูญหายในตัว เช่น การทำ RAID ที่ช่วยป้องกันกรณีฮาร์ดดิสก์ลูกใดลูกหนึ่งเสีย แต่ก็ยังควรมีการสำรองข้อมูลสำคัญไปยังที่อื่นเพิ่มเติมด้วย เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากเหตุการณ์ที่กระทบทั้งระบบ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วมในสำนักงาน